Trước nền kinh tế năng động và biến đổi không ngừng hiện nay, multitasking dường như đã trở thành một văn hóa làm việc. Nhiều doanh nghiệp luôn khuyến khích nhân viên làm việc đa nhiệm để tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Tuy nhiên nếu như không có kỹ năng multitasking đúng cách thì phương pháp này sẽ trở thành lợi bất cập hại. 

I/ Multitasking là gì?

Multitasking (làm việc đa nhiệm) là hình thức thực hiện nhiều công việc và chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ cùng một lúc với mục đích đẩy nhanh tiến độ và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc. 

Có 3 hình thức multitasking thường gặp:

  • Thực hiện hai tác vụ vật lý cùng lúc, ví dụ như nói chuyện điện thoại với khách hàng trong khi đang soạn thảo bản kế hoạch.
  • Chỉ thực hiện một nhiệm vụ về thể chất, trong khi não bộ đang tư duy về một vấn đề khác, chẳng hạn như tham gia cuộc họp nhưng tâm trí đang nghĩ cách giải quyết công việc khác.
  • “Tận dụng thời gian nhàn rỗi”, là khi tranh thủ kiểm tra email trong lúc đợi bản báo cáo đang được in.

II/ Cách cải thiện kỹ năng multitasking

Để bản thân làm việc năng suất hơn trong một môi trường đầy bận rộn, chúng ta cần “luyện” kỹ năng làm việc đa nhiệm để có thể xoay xở mọi tình huống cùng một lúc. Sau đây là vài cách giúp bạn áp dụng hình thức multitasking một cách hiệu quả.

1/ Lập danh sách việc cần làm

Khi phải giải quyết nhiều công việc cùng lúc, thì điều đầu tiên bạn nên làm là lập một danh sách những việc cần làm. Điều này giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách hệ thống và đảm bảo bạn không quên các chi tiết nhỏ trong nhiệm vụ. Bên cạnh đó, hãy tô highlight hoặc ghi chú cho các công việc mang tính quan trọng, đồng thời thiết lập thời gian hợp lý để có thể hoàn thành chúng. 

2/ Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Sau đó, bạn nên tập thói quen sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Xác định được những đầu việc nào cần tập trung thực hiện trước và những công việc nào có thể phối hợp multitasking trong cùng một lúc. Kỹ năng này sẽ giúp bạn cân bằng và duy trì được tiến độ làm việc bằng cách phân chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm: quan trọng – khẩn cấp, quan trọng – không khẩn cấp, không quan trọng – khẩn cấp và không quan trọng – không khẩn cấp. 

3/ Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Cách tốt nhất để vừa cải thiện kỹ năng làm việc đa nhiệm mà vừa không khiến cho quy trình làm việc trở nên rối rắm là nhóm những công việc có tính chất và cách làm giống nhau lại để thực hiện cùng một lúc. Làm những công việc có tính chất giống nhau sẽ giúp cho bộ não của bạn quen với một luồng công việc cùng những thao tác tương tự nhau và vận hành trơn tru hơn. Sự tương đồng của các nhiệm vụ trong một nhóm việc cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển trọng tâm hơn. 

4/ Multitasking với một nhịp độ phù hợp

Thực hiện nhiều công việc cùng một lúc có thể đặt bạn vào tình trạng gấp gáp, khẩn trương và cùng là tác nhân chính gây căng thẳng cực độ và sai sót. Bởi vậy, hãy giữ cho luồng công việc ở một nhịp độ ổn định bằng cách tách các nhiệm vụ thành nhiều khoảng thời gian nhỏ. Hình thức multitasking này còn được gọi là phương pháp Pomodoro, giúp giữ sự tập trung, sức khoẻ và năng lượng làm việc, cho cơ thể và não bộ thời gian được nghỉ và hồi phục

5/ Loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng

Làm ở môi trường nào cũng sẽ có các yếu tố làm bạn xao nhãng. Các thông báo từ email, tin nhắn sẽ lôi kéo chúng ta rời khỏi mạch làm việc. Vì vậy, hãy xây dựng phòng thái làm việc chuyên nghiệp bằng cách cắt giảm các tác nhân khiến bạn trở nên phân tâm như chuông tin nhắn, điện thoại hay các tiếng động bất thình lình từ thiết bị di động, máy tính. 

Quản lý được thời gian và khả năng cân bằng nhiều việc cùng lúc giúp ích trong cả sự nghiệp và cuộc sống thường ngày. Tuy nhiên, bạn phải rèn luyện đúng cách và cải thiện những kỹ năng để multitasking không trở thành tác nhân dẫn đến việc giảm hiệu suất công việc. 

Xem thêm: Freelance or fulltime – Sự lựa chọn nào tốt nhất

Xem thêm: Chân dung Gen Z nơi công sở

Xem thêm: Nỗ lực ảo và những hệ lụy khôn lường từ “liều thuốc an thần”

Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!