Giao tiếp qua điện thoại là một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất hiện nay bởi vì hình thức chỉ cần ngồi một chỗ mà vẫn có thể trao đổi công việc, hỏi thăm nhau từ xa. Cũng chính vì không cần gặp mặt trực tiếp nên kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trở nên quan trọng vì chúng ta đâu thể nhìn được thái độ của người ở đầu dây bên kia và ngược lại. Vậy nên, việc trang bị cho mình kỹ năng gọi điện thoại để có cuộc trò chuyện đạt hiệu quả và ứng phó những huống cần thiết.

i/ Trước khi bắt đầu cuộc gọi

Cân nhắc giờ và thời điểm gọi

Thời gian để thực hiện cuộc gọi là yếu tố rất quan trọng. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Vì ở thời điểm này, nhiều người đang bận việc riêng hoặc dành thời gian để nghỉ ngơi, họ không sẵn sàng tiếp chuyện hoặc tệ hơn họ sẽ cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy. Thời điểm thích hợp thường là 10:00 – 11:30 hoặc 15:00 – 16:00 để cuộc nói chuyện qua điện thoại mang lại kết quả như mong muốn.  

Chuẩn bị nội dung và sổ để ghi chép về cuộc gọi

Bạn không thể gọi điện xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ nội dung cần trao đổi, như vậy vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái. Vì vậy, trước khi cuộc gọi được thực hiện, bạn nên chuẩn bị sẵn nội dung hội thoại và sắp xếp trình tự các mục trước khi nói để chắc rằng không có chi tiết nào bị bỏ sót. Trong quá trình trao đổi sẽ có một số thông tin quan trọng cần lưu ý, ghi chép lại sẽ giúp bạn rà soát được thông tin, điều chỉnh cuộc trò chuyện hợp lý và thu được kết quả mong muốn.

ii/ Trong khi thực hiện cuộc gọi 

Nêu danh tính và mục đích cuộc gọi rõ ràng

Khi gọi điện cho bất kỳ ai, đặc biệt là người lạ, bạn cần chào hỏi, nêu danh tính rõ ràng để người nhận cuộc gọi nắm được bạn là ai. Trước khi tiếp tục nêu mục đích cuộc hội thoại, bạn nên hỏi một cách lịch sự trước rằng họ có đang tiện để nghe điện thoại hay không sau đó nêu mục đích của cuộc gọi để người nhận nắm được vấn đề mang bạn đang muốn nói tới. Trường hợp họ không tiện nói chuyện điện thoại, bạn hãy hẹn gọi lại vào lần sau để tránh làm phiền người nhận.

Thể hiện thái tích cực qua lời nói 

Tuy nói chuyện qua điện thoại sẽ không nhìn được mặt để thấy thái độ của bạn, nhưng đối phương hoàn toàn có thể cảm nhận được thông qua ngữ điệu giọng nói. Cách bạn nói chuyện sẽ quyết định người nghe có muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hay không. Một giọng nói truyền cảm nhẹ nhàng nhưng đầy năng lượng tích cực sẽ thoải mái hơn là giọng nói mạnh mẽ nhưng  khó chịu. Đây chính là nghệ thuật nói chuyện qua điện thoại.

Luôn có sự tương tác và không để một bên độc thoại

Trong một cuộc nói chuyện qua điện thoại, hãy luôn đáp lại bằng những câu như: “vâng”, “tôi hiểu”, “tôi đang nghe đây anh/chị cứ trình bày”… hoặc là đặt lại câu hỏi cho họ. Dù đây chỉ là câu trả lời ngắn nhưng sẽ thể hiện rằng bạn vẫn đang lắng nghe những gì họ đang nói. Đây là một kỹ năng nghe điện thoại cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải nắm.

Không làm việc riêng khi nói chuyện

Khi giao tiếp, nói chuyện điện thoại, bạn tuyệt đối không nên làm việc riêng như lướt web, ăn uống,…Vì có thể bạn sẽ bỏ lỡ câu hỏi của đối phương hay thậm chí là nội dung quan trọng của cuộc gọi, tệ hơn là nếu họ nhận ra điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu và nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ.

Nhắc lại nội dung chính của cuộc gọi và nói lời tạm biệt

Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn nên tóm tắt lại toàn bộ cuộc gọi để kiểm tra, xác nhận thông tin và tránh sai sót về sau. Sau đó hãy chào tạm biệt như “Cảm ơn anh/chị đã lắng nghe”, “Dạ em chào anh/chị”,… để thể hiện sự chân thành khi họ dành thời gian để trò chuyện cùng bạn. Điều này giúp cho tâm trạng đối phương tốt hơn và cảm thấy bạn là một người chu đáo.

Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại là cả một quá trình phải học hỏi. Hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất cả những cuộc gọi của bạn để giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.

Xem thêm: Multitasking và 5 cách cải thiện kỹ năng làm việc đa nhiệm

Xem thêm: Nghệ thuật nhảy việc

Xem thêm: Thao túng tâm lý nơi công sở

Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!