Có những ngày cả team bước vào văn phòng với năng lượng rất ổn, nhưng cũng có những ngày mới 2 giờ chiều mà tinh thần đã giống 5 giờ 30. Deadline vẫn còn đó, tin nhắn vẫn nhảy liên tục, meeting nối meeting, và ly cà phê thứ ba trong ngày cũng chưa chắc cứu được mood.

Khi thấy năng lượng của team đi xuống, phản xạ quen thuộc của nhiều công ty là nghĩ ngay đến Happy Hour, mini game, team lunch hay một chương trình team building. Những hoạt động này không có gì sai, nhưng trước khi tổ chức, có lẽ chúng ta nên hỏi một câu quan trọng hơn: Team đang cần được “kích mood”, hay thật ra họ chỉ đang cần được nghỉ?

Bởi không phải cứ vui hơn là sẽ có nhiều năng lượng hơn. Một hoạt động từng rất hiệu quả với team này chưa chắc phù hợp với team khác. Đôi khi, điều một môi trường làm việc cần không phải là thêm thật nhiều chương trình, mà là hiểu rõ hơn nhân viên đang cần gì ở từng thời điểm.

1/ Khi “gắn kết” vô tình trở thành một task khác

Employee Engagement chỉ thực sự có ý nghĩa khi nhân viên cảm thấy mình muốn tham gia, thay vì xem hoạt động nội bộ như một đầu việc khác phải hoàn thành trong ngày.

Một buổi game giữa giờ có thể rất vui với team creative đang có năng lượng tốt, nhưng với một nhóm vừa chạy deadline nhiều ngày liền, việc phải tạm dừng công việc để tham gia trò chơi đôi khi lại khiến họ thêm áp lực. Tương tự, một buổi chia sẻ thân mật có thể rất hiệu quả với team 10 người, nhưng khi áp dụng cùng một format cho hàng trăm nhân viên thì trải nghiệm sẽ khó giữ được sự tự nhiên.

Vấn đề vì thế không nằm ở việc hoạt động đó hay hay dở, mà nằm ở việc nó có đúng người, đúng lúc và đúng bối cảnh hay không.

2/ Không phải team nào cũng cần cùng một kiểu năng lượng

Mỗi team có một “pin năng lượng” khác nhau. Có nhóm cần thêm sự sôi động để bật mood, nhưng cũng có nhóm đã phải xử lý quá nhiều thông tin, tiếng ồn và áp lực trong ngày nên thứ họ cần nhất lại là một khoảng yên tĩnh để phục hồi.

Với nhân sự sản xuất, vận hành hay logistics, sau nhiều giờ làm việc liên tục, một khu vực nghỉ thoải mái hơn, một bữa ăn giữa ca tốt hơn hay một lời cảm ơn từ quản lý đôi khi mang lại nhiều giá trị hơn một chương trình quá sôi động. Với Finance, Accounting, Sales hay Operations trong mùa cao điểm, một hoạt động kéo dài giữa ngày có thể vô tình làm tăng áp lực vì phần công việc chưa hoàn thành vẫn còn nguyên sau khi chương trình kết thúc.

Vì vậy, thay vì luôn bắt đầu bằng câu hỏi “Tháng này tổ chức gì?”, có lẽ nên hỏi trước: “Team mình đang mệt vì điều gì?” Khi hiểu được nguyên nhân, hoạt động tạo năng lượng mới thực sự có ý nghĩa.

3/ Đừng dùng minigame để giải quyết workload

Có những lúc team mệt không phải vì thiếu hoạt động vui, mà vì workload quá lớn, thiếu nhân sự, lịch trực dày hoặc áp lực từ khách hàng kéo dài. Trong những trường hợp như vậy, một bữa pizza hay một trò chơi có thể khiến không khí nhẹ nhàng hơn trong chốc lát, nhưng khó giải quyết được nguyên nhân thực sự.

Nếu vấn đề đến từ workload, hãy nhìn lại cách phân bổ workload. Nếu stress đến từ thiếu người, hãy xem lại nguồn lực. Nếu nhân viên liên tục gặp khó khăn vì quy trình, có lẽ thứ cần thay đổi trước tiên chính là quy trình.

Employee Engagement không nên trở thành một lớp trang trí phủ lên vấn đề vận hành. Một hoạt động vui có thể giúp team dễ chịu hơn, nhưng cảm giác được lắng nghe và được giải quyết đúng vấn đề mới là thứ giữ năng lượng lâu dài.

4/ Quy mô team cũng quyết định cách kết nối

Một hoạt động rất hiệu quả với 10 người chưa chắc phù hợp với 100 người. Khi quy mô thay đổi, cách mọi người tương tác với nhau cũng thay đổi theo.

Với team nhỏ, lợi thế lớn nhất là sự gần gũi. Một bữa tối, picnic, workshop hay đơn giản là buổi cà phê không nói chuyện công việc đôi khi đã đủ để mọi người hiểu nhau hơn. Khi team lớn hơn, mọi người bắt đầu có xu hướng hình thành những nhóm quen thuộc, vì vậy hoạt động nội bộ nên tạo cơ hội để các phòng ban hoặc những người ít làm việc cùng nhau có thêm điểm chạm.

Với tổ chức hàng trăm nhân viên, việc kỳ vọng một sự kiện lớn giúp tất cả mọi người thực sự kết nối với nhau thường không quá thực tế. Những nhóm nhỏ theo phòng ban, sở thích hay cộng đồng nội bộ thường tạo ra mối quan hệ tự nhiên hơn. Công ty có thể tạo sân chơi, nhưng chính nhân viên mới là người tạo ra kết nối.

5/ Có một nguyên tắc khá đơn giản: đừng ép vui

Có lẽ một trong những câu khiến nhân viên hơi e dè nhất trong email nội bộ là “Attendance is mandatory”, đặc biệt khi ngay phía trên là lời mời tham gia một “fun bonding activity”.

Nếu mục tiêu là wellbeing hay bonding, quyền lựa chọn thường tạo ra trải nghiệm tích cực hơn. Một người hướng ngoại có thể thích trò chơi tập thể, trong khi người hướng nội lại thấy thoải mái hơn khi ngồi trò chuyện với vài đồng nghiệp. Có người rất thích sports club, có người chọn workshop, và cũng có người chỉ muốn ghé qua một lúc rồi quay lại công việc.

Inclusion không nhất thiết là bắt tất cả mọi người làm cùng một thứ. Đôi khi inclusion chính là tạo đủ không gian để mỗi người có thể tham gia theo cách phù hợp với mình.

6/ Những điều nhỏ đôi khi xây văn hóa tốt hơn sự kiện lớn

Khi nói đến văn hóa doanh nghiệp, chúng ta thường nghĩ đến team building, company trip, Year End Party hay Town Hall. Nhưng trải nghiệm thực tế của nhân viên lại thường được hình thành từ những điều nhỏ hơn rất nhiều trong công việc hằng ngày.

Đó có thể là một manager nhận ra team đang quá tải và chủ động dời một meeting không quá cần thiết. Là một lời cảm ơn đúng lúc sau khi hoàn thành dự án khó. Là một buổi Happy Hour không có agenda, hay đơn giản là việc một nhân viên có thể nói “Hôm nay mình không muốn tham gia” mà không bị đánh giá là thiếu tinh thần tập thể.

Những khoảnh khắc này có thể không xuất hiện trong kế hoạch Employer Branding, nhưng lại là phần văn hóa mà nhân viên cảm nhận rõ nhất và thường nhớ lâu nhất.

7/ Trước khi tổ chức hoạt động tiếp theo, hãy bắt đầu từ con người

Thay vì bắt đầu bằng việc tìm “Top ý tưởng team building” hay chạy theo một hoạt động đang trending, hãy thử quan sát xem team thực sự đang cần gì. Họ cần thêm năng lượng, cần nghỉ ngơi, cần được ghi nhận hay chỉ đơn giản là cần thêm cơ hội nói chuyện với nhau ngoài công việc?

Sau đó, hãy nhìn lại tính chất công việc, workload và quy mô team để xem hoạt động dự kiến có thực sự phù hợp hay không. Và có một câu hỏi rất đáng để thử: Nếu hoạt động này không bắt buộc, mọi người có vẫn muốn tham gia không?

Tóm lại, Đây có lẽ là một trong những bài kiểm tra đơn giản nhưng thực tế nhất đối với bất kỳ chương trình Employee Engagement nào. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp không phải là cố giữ tất cả mọi người vui 100% thời gian, mà là tạo ra một môi trường đủ linh hoạt, tử tế và thấu hiểu để mỗi người có thể làm việc ở phiên bản tốt nhất của mình.

Bởi cuối cùng, gắn kết không đến từ việc công ty tổ chức bao nhiêu hoạt động, mà đến từ cảm giác rằng: “Ở đây, mình được hiểu.”