Một team mạnh không cần những người giống nhau – mà cần những người biết cách làm việc cùng nhau | Phần 1

Nếu một team gồm toàn những người có cùng tính cách, cùng cách suy nghĩ và lúc nào cũng đồng ý với nhau, nghe có vẻ khá lý tưởng. Nhưng trên thực tế, một tập thể mạnh hiếm khi được tạo nên từ những con người giống hệt nhau.

Trong công việc, có người thích lên kế hoạch thật kỹ rồi mới bắt đầu, có người lại thuộc kiểu “cứ làm trước rồi tối ưu sau”. Có người rất năng động trong các cuộc họp, trong khi người khác ít nói hơn nhưng thường đưa ra những góc nhìn rất đáng giá. Chính những khác biệt về kinh nghiệm, tính cách và cách giải quyết vấn đề này có thể trở thành lợi thế lớn nếu mọi người biết cách phối hợp với nhau.

Vì vậy, teamwork không phải là khiến tất cả thành viên suy nghĩ giống nhau. Điều quan trọng hơn là tạo ra một môi trường nơi những con người khác nhau vẫn có thể cùng hướng về một mục tiêu và làm việc hiệu quả cùng nhau.

1. Có chung mục tiêu

Điều đầu tiên giúp một nhóm người trở thành một team thực sự chính là mục tiêu chung.

Trong một dự án, mỗi thành viên có thể nhìn vấn đề từ một góc độ khác nhau. Người quan tâm đến tốc độ, người tập trung vào chất lượng, người chú ý đến trải nghiệm khách hàng, trong khi một người khác luôn cân nhắc chi phí hoặc rủi ro. Những quan điểm khác nhau này không phải là vấn đề nếu tất cả vẫn hiểu rõ team đang hướng đến kết quả nào.

Khi mục tiêu chung được xác định rõ ràng, mọi người sẽ dễ dàng đặt lợi ích của team lên trên sở thích cá nhân. Ngược lại, nếu mỗi người theo đuổi một ưu tiên khác nhau mà không có định hướng chung, team rất dễ rơi vào tình trạng ai cũng bận nhưng công việc lại không đi đến đâu.

Một team mạnh vì vậy không cần mọi người làm việc giống nhau, nhưng cần tất cả cùng biết mình đang đi về đâu.

2. Giao tiếp hiệu quả

Rất nhiều vấn đề trong teamwork không bắt đầu từ năng lực mà bắt đầu từ giao tiếp.

Những câu như “Mình tưởng bạn biết rồi”, “Mình nghĩ việc này bên kia phụ trách” hay “Ủa, deadline hôm nay hả?” nghe có vẻ quen thuộc vì chúng xuất hiện khá thường xuyên trong môi trường làm việc.

Giao tiếp hiệu quả không có nghĩa là phải tổ chức nhiều cuộc họp hơn hay gửi những email dài hơn. Điều quan trọng là thông tin cần được trao đổi rõ ràng, hai chiều và đúng lúc. Thành viên trong team cần cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi, chia sẻ ý tưởng hoặc đưa ra quan điểm khác biệt.

Một team tốt cũng không phải là nơi mọi người luôn đồng ý với nhau. Đó là nơi mọi người có thể không đồng ý nhưng vẫn trao đổi với nhau một cách tôn trọng.

3. Một người lãnh đạo tốt

Bất kỳ team nào cũng cần một người có khả năng giúp mọi người giữ đúng hướng.

Vai trò của leader không đơn giản là giao việc hay kiểm tra deadline. Một người lãnh đạo tốt cần giúp team hiểu điều gì quan trọng, ai chịu trách nhiệm cho phần việc nào và khi có vấn đề thì nên giải quyết theo hướng nào.

Quan trọng hơn, leader cần tạo được sự tin tưởng trong team. Khi người lãnh đạo sẵn sàng lắng nghe, công bằng trong việc ghi nhận đóng góp và đặt kết quả chung lên trên cái tôi cá nhân, các thành viên cũng sẽ dễ dàng hợp tác với nhau hơn.

Một leader giỏi không phải là người làm thay tất cả mọi việc. Họ là người giúp từng thành viên có đủ thông tin, quyền chủ động và sự hỗ trợ để hoàn thành tốt phần việc của mình.

4. Phân công công việc hợp lý

Teamwork không có nghĩa là tất cả mọi người cùng làm tất cả mọi việc.

Ngược lại, một trong những nguyên nhân khiến teamwork trở nên kém hiệu quả là trách nhiệm không rõ ràng. Một task có thể có rất nhiều người tham gia nhưng đến cuối cùng lại không ai thực sự biết ai là người chịu trách nhiệm chính.

Việc phân công nên dựa trên năng lực, kinh nghiệm và điểm mạnh của từng thành viên. Khi mọi người hiểu rõ mình cần làm gì, ai là người quyết định, ai hỗ trợ và ai cần được cập nhật, quá trình phối hợp sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Phân công rõ ràng cũng giúp hạn chế sự chồng chéo, tranh giành quyền kiểm soát hoặc tình trạng công việc bị bỏ sót vì ai cũng nghĩ người khác đang làm.

5. Quản lý xung đột

Một team gồm nhiều con người khác nhau thì việc bất đồng là điều gần như không thể tránh khỏi.

Người thích phương án A, người cho rằng phương án B hiệu quả hơn, còn một người khác lại đề xuất phương án C. Bản thân những sự khác biệt này không phải là điều tiêu cực. Trên thực tế, nếu được quản lý tốt, tranh luận có thể giúp team nhìn thấy nhiều góc độ và đưa ra quyết định tốt hơn.

Vấn đề chỉ xuất hiện khi sự bất đồng về công việc chuyển thành mâu thuẫn cá nhân.

Một team trưởng thành cần học cách tập trung vào vấn đề thay vì tập trung vào con người. Thay vì cố chứng minh “tôi đúng”, các thành viên nên cùng trả lời câu hỏi: “Giải pháp nào là tốt nhất cho mục tiêu chung?”

Khi tư duy này được duy trì, xung đột có thể trở thành cơ hội để team cải thiện thay vì trở thành nguyên nhân khiến mọi người xa nhau.

6. Xây dựng sự tin tưởng

Tin tưởng là một yếu tố nền tảng của teamwork.

Một team có thể có quy trình rất tốt, công cụ quản lý công việc đầy đủ và lịch họp rõ ràng, nhưng nếu các thành viên không tin tưởng nhau thì việc hợp tác vẫn sẽ rất khó khăn.

Sự tin tưởng thường không được xây dựng từ những điều quá lớn. Nó đến từ những hành động nhỏ và lặp lại mỗi ngày: giữ lời hứa, hoàn thành công việc đúng trách nhiệm, chia sẻ thông tin cần thiết, hỗ trợ đồng đội khi họ gặp khó khăn và không chiếm công lao của người khác.

Khi sự tin tưởng đủ lớn, các thành viên sẽ cảm thấy an toàn hơn khi chia sẻ ý tưởng, thừa nhận sai sót hoặc yêu cầu hỗ trợ. Đây cũng là điều giúp team giải quyết vấn đề nhanh hơn.