[YEP 2] – Nỗi khổ tổ chức Year End Party của HR |

Year End Party, với nhiều người, là một buổi tối để tạm gác lại deadline, KPI và áp lực công việc. Đó là lúc mọi người ăn ngon hơn ngày thường, mặc đẹp hơn ngày thường và cười nhiều hơn ngày thường. Nhưng với HR, Year End Party không bắt đầu vào buổi tối hôm đó. Nó bắt đầu từ rất lâu trước đó, bằng những câu hỏi lặp đi lặp lại trong đầu: Làm sao để mọi người vui? Làm sao để không ai cảm thấy bị bỏ quên? Và làm sao để tất cả nằm trong ngân sách cho phép?

1. Bài toán địa điểm – khi không có lựa chọn nào là hoàn hảo

Chọn nhà hàng cho YEP chưa bao giờ là chuyện “chọn chỗ đẹp là xong”. Nhà hàng càng đẹp thì ngân sách càng căng. Nhà hàng vừa túi tiền thì HR lại lo không gian không đủ riêng tư, món ăn không hợp khẩu vị số đông, hoặc dịch vụ không đủ tốt cho một buổi tiệc đặc biệt. Món Tây có thể phù hợp với người trẻ nhưng lại khó ăn với một số anh chị lớn tuổi. Món Việt thì dễ gần, nhưng HR lại sợ bị đánh giá là thiếu mới mẻ.

Cách HR tự xoay sở: HR học cách chấp nhận rằng không có phương án nào làm hài lòng 100% mọi người. Điều quan trọng là chọn giải pháp cân bằng nhất, nơi đa số cảm thấy ổn, không ai quá khó chịu, và bầu không khí đủ thoải mái để mọi người có thể ngồi lại với nhau.

2. Chốt ngày giờ – khi cuộc sống cá nhân lên tiếng

Càng gần cuối năm, lịch cá nhân của mỗi người càng dày. Người bận việc gia đình, người về quê sớm, người đã đặt vé du lịch từ trước. HR đứng giữa rất nhiều lịch trình khác nhau, cố gắng tìm ra một ngày mà nhiều người có thể tham gia nhất. Nhưng “nhiều nhất” không bao giờ đồng nghĩa với “tất cả”.

Cách HR đối diện: HR học cách đưa ra quyết định, dù biết rằng sẽ có người không tham dự được. Đó không phải là sự vô tâm, mà là sự lựa chọn bắt buộc khi làm việc với tập thể.

3. Dresscode – câu chuyện nhỏ nhưng phản ánh văn hoá

Dresscode của YEP không chỉ là chuyện mặc gì. Nó phản ánh văn hoá, sự tôn trọng sự khác biệt và mức độ cởi mở của công ty. Quy định quá chặt chẽ thì sợ mọi người thấy bị ép buộc. Để quá tự do thì lại lo hình ảnh chung thiếu sự gắn kết.

Cách HR lựa chọn: HR thường chọn dresscode mang tính gợi ý, để mọi người có một “điểm chung” nhưng vẫn giữ được cá tính riêng. Vì suy cho cùng, điều quan trọng không phải là đồng phục, mà là cảm giác được là chính mình.

4. Mini game & hoạt động – giữ lửa cho cảm xúc

Một buổi tiệc thiếu hoạt động rất dễ trôi qua lặng lẽ, nhưng tổ chức hoạt động lại là một áp lực khác. HR phải nghĩ làm sao để mọi người không ngại tham gia, không cảm thấy bị ép buộc, và không biến buổi tiệc thành một “chương trình bắt buộc”.

Cách HR giải quyết: Thay vì cố làm điều gì đó thật hoành tráng, HR thường chọn những hoạt động đơn giản, nhẹ nhàng, đủ để phá băng và tạo tiếng cười. Vì HR hiểu rằng kết nối thật sự không đến từ trò chơi phức tạp, mà đến từ cảm giác an toàn khi được là chính mình trong tập thể.

5. Khoảnh khắc diễn ra YEP – khi HR đứng sau ánh đèn

Khi buổi tiệc bắt đầu, mọi người thấy nhau trong những phiên bản thư giãn hơn, cởi mở hơn. Còn HR thì thường là người đứng sau, kiểm tra giờ giấc, theo dõi tiến độ, xử lý những sự cố nhỏ mà không phải ai cũng để ý. Có khi đến cuối buổi, HR mới kịp ngồi xuống ăn trọn vẹn một bữa.

Điều khiến HR tiếp tục cố gắng: Là khoảnh khắc nhìn thấy đồng nghiệp cười với nhau, nói chuyện nhiều hơn bình thường, và cảm thấy gần nhau hơn. Đó là lúc HR biết rằng công sức của mình không vô nghĩa.

6. Điều HR thật sự mong muốn từ Year End Party

HR không mong một buổi tiệc hoàn hảo. HR mong một buổi tối đủ ấm áp để mọi người cảm thấy mình thuộc về nơi này. Year End Party, với HR, không chỉ là sự kiện cuối năm, mà là cách công ty nói lời cảm ơn – không bằng email, không bằng KPI, mà bằng sự hiện diện và kết nối thật sự.

Nếu bạn đã từng tham dự một YEP mà mọi thứ diễn ra trơn tru, có thể phía sau đó là một HR đã âm thầm cân nhắc rất nhiều, chấp nhận áp lực và thậm chí là sự phàn nàn, chỉ để đổi lấy một buổi tối mà tập thể được ở bên nhau, trọn vẹn hơn sau một năm dài.

Xem thêm bài viết ở đây nha: