Ở thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, email trở thành phương tiện trao đổi thông tin phổ biếnvà quan trọng. Cũng vì thế, kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kỹ năng giao tiếp nâng cao cần được quan tâm. Sau đây là 5 bí quyết quan trọng bạn cần nắm chắc để giao tiếp bằng thư tín một cách thành thục và chuẩn chỉn.

1/ Tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng

Tiêu đề email là điều đầu tiên người nhận nhìn vào khi nhận được email và cũng là một yếu tố quan trọng trong việc giao tiếp bằng email. Người nhận cũng có thể sẽ bỏ lỡ thông tin vì họ không nắm bắt được nội dung thư bạn gửi và những email không có tiêu đề thường bị chuyển vào hộp thư rác. Vì vậy, hãy cung cấp một tiêu đề rõ ràng, súc tích nhất cô đọng được toàn bộ nội dung thư của bạn. Thêm vào đó, bạn có thể dùng cú pháp [Tình trạng] Tiêu đề để thể hiện tính chất của email.

Ví dụ: [Quan trọng] Chiến lược phát triển sản phẩm mới 2023

2/ Ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ cấu trúc 

Một email tiêu chuẩn sẽ gồm 3 phần chính:

  • Lời chào
  • Nội dung chính
  • Lời cảm ơn

Mở đầu bằng câu chào hỏi một cách lịch sự và thân thiện, hãy sử dụng “dear”, “thân gửi” hoặc “kính gửi” phù hợp với từng đối tượng. Nội dung chính cần được viết ngắn gọn nhưng đủ ý và truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng. Cuối cùng là một lời cảm ơn cần ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và gần gũi. Bên cạnh đó, luôn luôn sử dụng ngôn từ và ngữ pháp chuẩn mực cũng thể hiện được sự chu đáo và chuyên nghiệp của bạn. 

3/ Trình bày rõ ràng và dễ hiểu

Để nội dung được rõ ràng và dễ hiểu hơn, bạn nên tách thành từng ý và nhấn mạnh bằng việc xuống dòng hoặc dùng kí hiệu gạch đầu dòng hoặc dùng dấu sao trước mỗi ý. Hạn chế việc in đậm, in hoa tuỳ tiện trong nội dung email và sử dụng quá nhiều icon mặt cười, mặt buồn….vì điều đó sẽ làm cho email của bạn nhìn không chuyên nghiệp và khó được đánh giá cao trong mắt người nhận, đối tác.

4/ “Keep everyone in the loop”

Cụm từ “keep everyone in the loop” nghĩa là thông báo, đảm bảo tất cả mọi người liên quan đến chủ đề nào đó đều nắm rõ được các thông tin về nó. Các trang web thư điện tử cung cấp tính năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) để hỗ trợ điều này khi gửi email. Hãy cân nhắc tất cả những người có trách nhiệm, liên quan đến công việc hoặc chủ đề mà bạn đang dự định gửi đi để CC và BCC vào mail. Điểm khác biệt giữa 2 tính năng này là chế độ CC sẽ hiển thị công khai danh sách email, thông tin, danh tính của những người cùng nhận được thư còn BCC sẽ không hiển thị những thông tin này. Chú ý phân biệt để lựa chọn chế độ phù hợp với nội dung mail nhé!

5/ Thông báo mình đã nhận được email

Sau khi gửi email, chúng ta thường có tâm lý ngóng trông, không biết đối phương đã nhận được mail hay chưa. Và người khác cũng thế, nên khi nhận được một mail, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Còn trong trường hợp quá bận và có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho họ một email thông báo rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột. Việc này tuy đơn giản nhưng thể hiện bạn là một người tinh tế và có trách nhiệm với những thông tin bạn nhận được.

Những kỹ năng này tuy đơn giản nhưng đừng đánh giá thấp chúng. Hãy nắm chắc những yếu tố cơ bản này để tạo được những mối quan hệ tốt. và có được sự đột phá trong công việc của mình.

Đừng quên, Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!

Xem thêm: 4 Kỹ năng Networking hiệu quả

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp Phần 1

Xem thêm: Comfort Zone – Khi nào bạn cần nhảy khỏi vùng an toàn